Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Yhdistys: Suomen Biodiversiteettiyhdistys ry

Postiosoite: [LISÄTÄÄN MYÖHEMMIN]

Sähköposti:

Verkkosivusto: www.biodiversiteettiyhdistys.fi

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä yhdistykseen sähköpostitse:

3. Rekisterin nimi

Yhdistys ylläpitää kahta erillistä henkilörekisteriä verkkosivujen kautta kerättävistä tiedoista:

• Jäsenrekisteri (kannatusjäseniksi liittyvät)
• Sähköpostilista / Talkoolista (talkootoiminnasta kiinnostuneet)

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn antama suostumus (lomakkeen täyttäminen) sekä lakisääteinen velvoite (yhdistyslain mukainen jäsenluettelo).

Tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Jäsenrekisteri: Tietoja käytetään Suomen Biodiversiteettiyhdistys ry:n virallisen jäsenrekisterin ylläpitoon ja jäsenasioiden hoitamiseen. Tietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen.
• Sähköpostilista: Tietoja käytetään talkootoiminnasta, tapahtumista ja yhdistyksen muusta toiminnasta tiedottamiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Lomakkeiden kautta kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:

• Kannatusjäseneksi liittyminen (Jäsenrekisteri): Nimi, sähköpostiosoite ja kotikunta.
• Talkoo- ja sähköpostilistalle liittyminen: Nimi ja sähköpostiosoite.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään ainoastaan rekisteröidyltä itseltään verkkosivuilla olevien Google Forms -lomakkeiden sekä yhteydenottolomakkeen kautta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Sähköpostilistalta kerättyjä talkoo-osallistujien nimilistoja saatetaan luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten Metsähallitukselle, talkoiden käytännön järjestelyjen vuoksi. Mahdollisista tietojen luovutuksista tiedotetaan osallistujia aina erikseen kyseisen tapahtuman yhteydessä.

Yhdistys käyttää tietojen säilytykseen ja käsittelyyn Google Workspace -pilvipalvelua, jolloin tietoja voi siirtyä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Google on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuojavaatimuksia (mukaan lukien EU:n ja USA:n välinen Data Privacy Framework -tietosuojakehys ja vakioehdot), jotka takaavat tietojen turvallisen käsittelyn. Verkkosivuston alustana käytetään Netlify-palvelua.

8. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi:

• Jäsenrekisterin tietoja säilytetään jäsenyyden voimassaolon ajan ja yhdistyslain tai kirjanpitolainsäädännön vaatiman ajan jäsenyyden päättymisen jälkeen.
• Sähköpostilistan ja talkoolistan tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö itse haluaa pysyä listalla. Henkilö voi pyytää tietojensa poistamista listalta milloin tahansa.
• Yhdistyksen yhteydenottoviestit poistetaan sähköpostista yhden (1) vuoden kuluttua yhteydenotosta, ellei viestien säilyttämiselle ole muuta perustetta.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Digitaalisesti tallennetut tiedot sijaitsevat suojatussa Google Workspace -pilvipalvelussa. Pääsy tietoihin on vain niillä yhdistyksen toimihenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen (esim. jäsenrekisterinhoitaja tai talkoovastaava). Pääsy vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan.

10. Evästeet (Cookies)

Tällä verkkosivustolla ei kerätä evästeitä (cookies) eikä kävijätilastoja, jotka mahdollistaisivat sivuston käyttäjien yksilöimisen tai seuraamisen.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Tarkastaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot.
• Vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista.
• Vaatia tietojensa poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi"), jos käsittely perustuu suostumukseen tai tietojen säilyttämiselle ei ole enää laillista perustetta.
• Peruuttaa antamansa suostumus (esim. poistua sähköpostilistalta).
• Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Kaikki oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti sähköpostitse osoitteeseen:

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Yhdistys pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön tai palveluiden muuttuessa. Selosteen viimeisin päivityspäivämäärä ilmoitetaan tässä yhteydessä.